如何正確的使用信息技術工具？

　　隨著物聯網、大（dà）數據、雲計算、區塊鏈等信息（xī）技術的快速發展，組（zǔ）織形態也（yě）正在發生變化。正確地使用信息化工具可以改善工作流程，提升數據洞察力，提高員工（gōng）培訓效果，以及整體改善業務運行效率。可以極（jí）大地提高公司整體運營效率，提高整個公司的勞動生產率、溝通效率、協作水平、員工士氣等。

　　信（xìn）息技術加快了組織中的溝通過程，使整個（gè）組織內（nèi）的溝通更加有效和準確，比如使用項目管理軟件，可以快速處理任務、共享文件、開展討論、查看項目進展，實現團隊與任務管理的輕鬆協作。在智（zhì）能化程（chéng）度較高的企業，可以通過大數（shù）據算法（fǎ）提供最優化的時間和路徑計（jì）算與調度，根據提供（gòng）的（de）項目內容和限製條件快速設計最佳路（lù）徑（jìng）和資源分配方案。

　　信息技術對組織（zhī）的生產成本也有重（chóng）大影響，極大地提升資產盤點（diǎn）、成本（běn）核算的效率。在會計核算領域，華為就是一個標杆。它將（jiāng）標準業務場景（jǐng）的會計核算工作交給機器完成。目前，年平均約120萬單的員工費用報銷（xiāo）由員工通過智能（néng）設備自主完成，員工在自助報銷（xiāo）的同時（shí），機器根據既定規則直接（jiē）生（shēng）成（chéng）會計憑證，大大提高了組織效率。

　　正確的使用信息化技術工具需（xū）要考慮以下幾點：

　　（1）確定公（gōng）司的需求（qiú）

　　實施新技術以提高公司的整體績效必須是一項戰略決策。換句話說（shuō），不（bú）能“隨大流”或是“拍腦袋”來決定引進和使用哪種新技（jì）術（shù）。相反，確定公司的需求以及員工的需求，以選擇能（néng）夠滿足這些需求的正確（què）技術，考慮以下幾點來進行：

　　• 公司是否落後（hòu）於競爭對手，產生這樣的現象是什麽；

　　• 評估（gū）公司（sī）目（mù）前的（de）績效和效率，並且思考改進的可（kě）能性；

　　• 評估員（yuán）工敬業度，積（jī）極性和工作效率，並且思（sī）考改進的可能性；

　　• 現有（yǒu）技術能否滿足公司的需求；

　　• 如果將新（xīn）技術引入公司可以解決問題嗎？如果是，那麽（me）哪種技術最能解決問題？

　　（2）投資於新技（jì）術培訓

　　錯（cuò）誤的使（shǐ）用技術工具不僅不能解決問題，還會降低組織（zhī）效（xiào）率。僅憑新技術並不能在一夜之間（jiān）解決（jué）所有問題（tí），對新技術的培訓也不是一夜之間就能完（wán）成的。成功地將新（xīn）技術引（yǐn）入並整合到公司的工作流程中需（xū）要周密的（de）計劃，並且投入金錢、時間和人力。強（qiáng）迫員工在一夜之間立即采（cǎi）用新技術（shù）可能會造成很大的壓力，這可能導（dǎo）致工作倦怠，降低工作效率和敬業度（dù）。

　　此外，清晰地與（yǔ）員工進行交流為什麽要引入（rù）新技（jì）術，以及期（qī）望的結果是什麽，是新技術成功適用的關鍵因（yīn）素，許（xǔ）多公司在計劃引進新技術的時並未考慮到這一點。

　　3. 最大（dà）化（huà）客戶價值

　　企業（yè）的主要目標之一是創造最大的客戶價（jià）值。如今（jīn），麵對苛刻的消費者需求，企業的壓（yā）力日益增加。通過提高客戶相關（guān）部門（例如客（kè）戶（hù）關懷或客戶體驗）的效率，可以增強客戶關係並提高客戶價（jià）值。另外，質量（liàng）管（guǎn）理與公司的整體效率同（tóng）等重要，如果（guǒ）沒有提供優質的產品（pǐn）或服（fú）務，那麽客戶會根據自己的需求和目標尋找替代方案。

　　企業可以使用客戶匿名問卷、電話，郵件回訪、社交媒體頁麵或其他在（zài）線工具來獲（huò）得客戶的反饋。找出客戶的期望值與公司目（mù）前提供的（de）產品/服務之間的差距，使（shǐ）用（yòng）客戶支持和解決方法工具，並且及（jí）時、快速地響應客戶的評論和反饋。

　　各部門領導需要（yào）積（jī）極參與（yǔ）決策過程，讓業務（wù）不同領域的專業人員（yuán）參與決策過程，討論在不（bú）削減最終產品或降低服務質（zhì）量的情（qíng）況下改進產品（pǐn）/服務的方法，以捕獲多種建設性觀點來優化組織。

　　4. 領導力

　　為（wéi）了使組織（zhī）高效有效地運作，良好的領導力必不可少，主要表現在一下幾個方麵（miàn）：

　　（1）計劃

　　計（jì）劃是指領導者在確（què）定組織為實現（xiàn）其目標而需要執行的各個動（dòng）作，然後製定（dìng）適應這些動作的行動方針（zhēn）、以及設計完成這些動作所需要的角色。良好的計劃意味著領導者具有優秀的統籌能力，即以最少的物力、勞動力（lì）、時間和其他資源來（lái）實現組織的目標。

　　（2）資源管（guǎn）理

　　為了提高組織的運作效率，優（yōu）秀的領導者應根據情況製定合理的資源計劃，包（bāo）括人力、財力（lì）、物力等，並且建立或優化有效利用（yòng）資源的管控流程。

　　（3）指導

　　領導（dǎo）者需確定實現年度經（jīng）營目標所需的能力，，然後（hòu）主抓能力的提升，激勵員工最大程度地（dì）發（fā）揮潛（qián）能。同時，根據現實環境的變化，指導行動（dòng）計劃的調整。

　　（4）監督

　　監督是指發現（xiàn）阻礙目標實現的錯誤（wù）並加以糾正的過程（chéng）。缺少了（le）監督，組織就不會高（gāo）效的運作，一個流程延遲的單個錯誤很可能會中斷整個組織的運（yùn）營。優秀的領導者會主動處理此類錯誤（wù），查找組織的缺陷並測試其流程以發現（xiàn）缺陷，然後在錯誤發生之前加以（yǐ）改進。